Organiser le budget d'un EVJF ou d'un EVG

Un enterrement de vie de jeune fille ou de garçon réunit souvent des personnes qui ne se connaissent pas toutes, avec des moyens très différents : la sœur étudiante, le collègue, l'ami d'enfance qui vient de loin. L'organisation financière est le point qui génère le plus de malaise, justement parce que personne n'ose en parler. Voici comment le traiter franchement, dès le départ.

Annoncer une fourchette dès l’invitation

Avant de réserver quoi que ce soit, donnez une estimation du coût par personne dans le message d'invitation, hébergement et activités compris, transport à part. Cela permet à chacun de décider en connaissance de cause, et évite de découvrir trois semaines avant qu'on attend 400 euros de sa part.

Si la fourchette est élevée, proposez une option allégée : ne venir qu'à la soirée, ou seulement le samedi. Beaucoup de gens préfèrent participer un peu que pas du tout.

La part de la personne fêtée

L'usage le plus répandu veut que la future mariée ou le futur marié ne paie rien, sa part étant répartie entre les autres. Ce n'est pas une obligation, mais c'est une décision à prendre explicitement, et à intégrer dans le budget annoncé. Certaines personnes tiennent à payer leur hébergement ; d'autres acceptent volontiers d'être invitées.

Même logique pour les accessoires, déguisements et cadeaux : décidez s'ils font partie du budget commun ou s'ils restent à la charge de ceux qui en ont eu l'idée.

Éviter qu’une seule personne avance tout

Dans la plupart des groupes, le témoin ou l'organisatrice réserve et paie tout, puis attend d'être remboursé. C'est une charge lourde, surtout quand les acomptes tombent des mois à l'avance. Deux solutions : demander une avance à chacun au moment de la réservation, ou répartir les réservations entre plusieurs personnes (l'une le logement, l'autre l'activité, une troisième le restaurant).

• Donnez un budget par personne avant toute réservation.
• Décidez qui paie la part de la personne fêtée.
• Répartissez les avances entre plusieurs organisateurs.
• Gardez une trace de qui a payé quoi, et pour qui.

Quand quelqu’un annule

Sur un groupe de dix ou quinze personnes, il y a presque toujours une annulation tardive. Si le logement est déjà payé, sa part ne disparaît pas : soit la personne qui annule la règle quand même, soit les autres se la répartissent. Les deux se défendent, mais il faut l'avoir annoncé à l'avance. Une règle simple fonctionne bien : jusqu'à une certaine date, l'annulation est libre ; après, la part réservée reste due, sauf si quelqu'un reprend la place.

Pour les activités payées à la personne (un cours, une dégustation, un escape game), vérifiez les conditions d'annulation au moment de réserver. Elles décident souvent à votre place de qui supporte le coût.

Pendant le week-end

Sur place, les dépenses imprévues s'accumulent : une tournée, un taxi, une photo souvenir. Notez-les au fil de la journée et précisez à chaque fois qui est concerné. Les personnes qui ne sont venues qu'au dîner ne devraient pas payer le brunch du lendemain.

Solder rapidement

Faites les comptes dans les jours qui suivent, tant que tout le monde a encore le week-end en tête. Envoyez un récapitulatif clair : total dépensé, part de chacun, et qui doit rembourser qui. Moins il y a de virements à faire, plus les remboursements arrivent vite.

Si vous utilisez Mimi, chaque participant peut ajouter ses propres dépenses pendant le week-end, et à la clôture du groupe l'app propose directement le minimum de remboursements à faire.